Hvordan bruger vi dine persondata?

Har du modtaget en faktura med betalingsoplysninger fra Alektum A/S?

Alektum A/S bistår andre virksomheder, i daglig tale vores klienter, med administrationen af fakturaer, betalinger, afsendelse af skrivelser samt kundeservice. Ved udførelsen af disse tjenester behandler vi således dine personoplysninger på vegne af vores klient.

For mere detaljerede oplysninger om, hvordan dine personoplysninger behandles, til hvilke formål, og i forhold til hvilke rettigheder du har, vil vi bede dig om at kontakte sælgeren – dvs. din kontrahent. Sælgers kontaktoplysninger er altid angivet på den faktura, du har modtaget.

Har du indvilget i at deltage i vores tilfredshedsundersøgelse?

Før din samtale med en af Alektums medarbejdere, vil du blive bedt om at afgive samtykke til, at samtalen må optages med det formål at udsende en tilfredshedsundersøgelse. Vores optagelse af samtalen er en forudsætning for, at vi efterfølgende kan udsende tilfredshedsundersøgelsen på en sms, hvorved vi behandler dit telefonnummer. Denne behandling sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Vi gør opmærksom på, at din deltagelse i undersøgelsen er frivillig og anonym. Optagelsen slettes umiddelbart efter samtalens afslutning og gemmes ikke.

Har du modtaget et inkassobrev eller anden påkravsskrivelse?

Vi behandler dine personoplysninger, fordi du har en gæld, der er forfalden til betaling hos os eller til en af vores klienter. Vi foretager såkaldte gældsinddrivelsesforanstaltninger for på effektiv måde at sikre betalinger, etablere krav og/eller håndhævelse, således at vi kan fakturere og tage hensyn til, at alt dette sker på en måde, der overholder lovgivningen. Behandlingen udføres på baggrund af artikel 6, stk. 1, litra b, c, og f i Databeskyttelsesforordningen.

Gældsinddrivelsesforanstaltninger er et kollektivt udtryk, som vi bruger til at beskrive alle de handlinger, vi foretager os for at nå det ovennævnte formål. Dette kan bestå i at sende rykkerskrivelser og andre påkravsskrivelser, eller det kan bestå i administration af forlig, betalinger, kontakt med debitorer eller deres repræsentanter, kontakt med myndigheder, tiltag for at etablere retskrav, herunder retssager og håndhævelse heraf.

Når der udføres gældsinddrivelsesforanstaltninger, behandler Alektum A/S personoplysninger om følgende kategorier af registrerede.

registrerede, der har gæld (debitorer), herunder deres repræsentanter,
registrerede, der bærer solidariske forpligtelser for skyldneren, såsom en associeret, en garant, kautionist mv.

Når retsgrundlaget for behandlingen er baseret på en kontrakt i henhold til artikel 6, stk. 1, litra b, er Alektum ejer af fordringen. I andre tilfælde, vil behandlingen baseres på en legitim interesse. I sådanne tilfælde består den legitime interesse i at sikre effektiv gældsinddrivelse for vores klienter.

For at gøre det muligt for os at udføre gældsinddrivelsesforanstaltninger, skal vi behandle dine kontakt- og adresseoplysninger og dit CPR-nummer.

Derudover behandler vi oplysninger om den gæld, der ikke er betalt, kontrakten mellem parterne og andre forhold omkring det køb, som gælden er baseret på samt eventuelle delvise betalinger.

For at vurdere hvilke gældsforanstaltninger vi skal foretage os, har vi brug for at vide noget om din økonomiske situation, levevilkår, anden gæld samt eventuelle forhindringer (udlæg, pant mv.). Af denne grund indsamler vi derfor finansielle oplysninger samt gældsinformation fra eksterne leverandører, såsom kreditinformationsselskaber og offentlige myndigheder.
På baggrund af disse oplysninger beslutter vi herefter, hvilken type skrivelse, der skal sendes, og om vi skal anlægge retslige skridt, såsom fremsendelse af betalingspåkrav, fogedrekvisitioner, indledning af retssager eller lignende.

Det er vigtigt for Alektum A/S at sikre, at de oplysninger, vi bruger, er korrekte og opdaterede. Derfor sørger vi for, at disse oplysninger opdateres og verificeres jævnligt. For at kunne gøre dette, bruger vi en ekstern leverandør, som vil kunne se nogle af dine personoplysninger i processen. Vi deler også informationer med tredjeparter i andre tilfælde, eksempelvis vores klient, eksterne kontrahenter (såsom post- og trykkerivirksomheder, it-support, systemleverandører, virksomheder, der ekspederer juridiske dokumenter, juridiske konsulenter samt andre, der bidrager til leveringen af vores tjenester) og offentlige myndigheder.

I tilfælde af at du bor i eller flytter til et andet land, kan Alektum A/S hyre en inkassovirksomhed, der opererer i det pågældende land. Inkassovirksomheden vil herefter, på vegne af Alektum, behandle personoplysninger om dig.

Oplysningerne bruges også i begrænset omfang til forretningsudvikling, driftsplanlægning, statistik, overvågning og risikostyring. Oplysningerne bruges herefter til udvikling og analyse af vores forretning og på baggrund af vores legitime interesse i at udvikle vores aktiviteter og undgå kredittab, jf. artikel 6 f i databeskyttelsesforordningen.

Arbejder du for en af vores klienter, kontrahenter, samarbejdspartnere eller for en offentlig myndighed?

Alektum A/S behandler personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:

Kontaktpersoner og / eller medarbejdere eller garanter for vores klienter,
Kontaktpersoner til potentielle klienter (dvs. for virksomheder, som vi gerne vil blive klient hos os)
Kontaktpersoner til offentlige myndigheder, herunder kontaktpersoner til specifikke sager,
Kontaktpersoner hos kontrahenter og andre samarbejdspartnere

Oplysningerne bruges til at administrere den daglige kontakt, implementering af kontrakten eller samarbejdet samt til fakturering og bogholderi. Disse oplysninger behandles på baggrund af artikel 6b, c og f i databeskyttelsesforordningen.
Personoplysninger, der behandles i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f, behandles på baggrund af vores legitime interesse i markedsføring af vores tjenester og udvikling af vores klientbase.

Personoplysninger, der vedrører kontaktpersoner hos offentlige myndigheder, behandles i øvrigt for at kunne gennemføre handlinger, der er nødvendige i juridiske sager vedrørende krav, såsom etablering, håndhævelse, gældsomlægning samt løsning af tvister. Disse oplysninger behandles på baggrund af artikel 6, stk. 1, litra c i databeskyttelsesforordningen.

Disse oplysninger vil også blive brugt, dog i et begrænset omfang, til forretningsudvikling, markedsanalyser, statistik og risikostyring. Oplysningerne bruges herefter til udvikling og analyse af vores aktiviteter, og i medfør af vores legitime interesse i at udvikle vores forretning og kommunikere med vores kontakter, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Hvor længe opbevares dine personoplysninger?

Alektum A/s er ansvarlig for – på eget initiativ – at slette dine personoplysninger, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare disse med henblik på at opfylde de førnævnte formål. Nedenfor er det beskrevet, hvordan Alektum administrerer opbevaringstiden afhængig af hovedformålet.

Personoplysninger, som er indsamlet i forbindelse med en sag om gældsinddrivelse, opbevares i 36 måneder efter sagens afslutning.

Personoplysninger, som er indsamlet i forbindelse med administrationen af klientrelationer og, hvis relevant, for at vurdere kreditværdigheden hos en klient, partner eller garant, opbevares i 36 måneder efter relationens afslutning og parternes gensidige krav endegyldigt af afklaret, eller på ethvert tidligere tidspunkt, hvor dataene ikke længere er relevante til formålet.
Personoplysninger, som er indsamlet for at udføre tilsynsforanstaltning over hvidvaskning af penge, opbevares i fem år, eller eventuelt den periode som kræves ifølge den til enhver tid gældende lovgivning. Tidsperioden beregnes fra handlings- eller transaktionstidspunktet, eller, når der er tale om forretningsforhold, når denne relation slutter.
Personoplysninger, som er nødvendige for fakturering og bogholderi, opbevares altid til og med det femte kalenderår efter indeværende kalenderår, hvori regnskabsåret afsluttes.
Personoplysninger, som er indsamlet for udvikle, analysere og markedsføre Alektums aktiviteter, opbevares I en periode på 36 måneder efter seneste kontakt. Såfremt du opsiger nyhedsbrev eller lignende, bliver disse oplysninger slettet omgående.

Uanset de fornævnte opbevaringstider har Alektum A/S ret til at opbevare dataene i længere perioder for at beskytte og varetage eventuelle retskrav.

Du er sikker hos os – vi beskytter altid dine personoplysninger

Alektum A/S er altid forpligtet til at beskytte dine personoplysninger – også hvis vi benytter os af en ekstern leverandør til at udføre selve databehandlingen. Vi videregiver aldrig personoplysninger, medmindre det er nødvendigt for at opnå vores formål, eller hvis vi er forpligtet hertil ifølge lovgivningen. Derudover er vi bundet af en lovbestemt tavshedspligt i forbindelse med nogle af vores ydelser.

Vi er ligeledes meget opmærksomme på at begrænse distributionen af personoplysninger internt i Alektum A/S. Dette betyder, at det alene er de nødvendige medarbejdere, der skal bruge oplysninger i forbindelse med deres arbejdsopgaver, som har adgang til disse data.
Vi har sikret os, at alle vores IT-systemer og andre steder, hvor vi opbevarer data, er beskyttet mod uautoriseret adgang fra udefrakommende (eksempelvis ved hjælp af firewalls, antivirusprogrammer, strenge krav til adgangskoder osv.)
Vi sørger for at foretage backupkopier af vores systemer og arkiver for at undgå, at vi mister vigtige oplysninger om dig.
Når vi har skal overføre personoplysninger til eksterne parter – eksempelvis til en af vores klienter – sørger vi at benytte os af en sikker overførselsmetode.

Du har kontrol over dine personoplysninger. Her er dine rettigheder.

I henhold til databeskyttelsesforordningen har du følgende rettigheder i relation til dine personoplysninger:

Retten til oplysning, jf. artikel 13-14 i databeskyttelsesforordningen

Du har ret til at modtage information om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vores oplysninger om vores behandling af personoplysninger er tilgængelige i denne privatlivspolitik.

Retten til indsigt, jf. artikel 15 i databeskyttelsesforordningen

Du har ret til at anmode om oplysninger om de personoplysninger, som vi behandler om dig, og hvordan sådanne data behandles. Du har også ret til at anmode om en kopi af de personoplysninger, der behandles af os.

Såfremt du har afgivet samtykke til, at vi må optage telefonsamtalen med henblik på din deltagelse i vores tilfredshedsundersøgelse, skal vi gøre dig opmærksom på, at selve optagelsen ikke kan udleveres ved fremsættelse af en indsigtsanmodning. Dette skyldes at samtalen slettes straks efter opkaldets afslutning, eftersom optagelsen udelukkende finder anvendelse, da dette er en teknisk forudsætning for at kunne udsende tilfredshedsundersøgelsen.

Retten til berigtigelse, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen

Du har ret til at få berigtigelse af unøjagtige data uden unødig forsinkelse og til at anmode om udfyldelse af ufuldstændige data ved at give os korrekte data.

Retten til sletning (”retten til at blive glemt”), jf. artikel 17 i databeskyttelsesforordningen

Du har til enhver tid ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger, f.eks. hvis behandlingen ikke længere er relevant i forhold til det formål, som dataene er indsamlet til, eller hvis du gør indsigelse mod behandling, der er baseret på en vurdering af legitim interesse.

Retten til begrænsning af behandling, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen

Du har ret til at anmode om, at visse former for behandling af dine data begrænses, f.eks. hvis du bestrider oplysningernes nøjagtighed.

Retten til dataportabilitet, jf. artikel 20 i databeskyttelsesforordningen

Hvis du har givet dit samtykke, eller hvis vores behandling er baseret på en kontrakt med dig, har du ret til at modtage de personoplysninger om dig, som du har givet os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og at overføre sådanne data til en anden dataansvarlig eller modtage vores hjælp til at overføre dataene til en anden dataansvarlig, hvor dette er teknisk muligt.

Retten til indsigelse, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, som er baseret på artikel 6.1 (e) (offentlig interesse) eller (f) (legitim interesse), herunder profilering baseret på disse bestemmelser i databeskyttelsesforordningen.

Retten til automatisk individuel afgørelse, herunder profilering, jf. artikel 22 i databeskyttelsesforordningen

Du har ret til ikke at blive underlagt en afgørelse, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling, herunder profilering, som har retsvirkninger for dig eller påvirker dig i væsentligt omfang.

Er du utilfreds med behandlingen af dine personoplysninger? I så fald har du mulighed for at klage.

Hvis du er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger, har du mulighed for at kontakte den tilsynsførende myndighed i dit bopælsland. I Danmark er det Datatilsynet, som er tilsynsførende myndighed. Deres kontaktoplysninger er: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du altid velkommen til at kontakte os på +45 87 46 55 70, via e-mail til gdpr@alektumgroup.dk.