Har du modtaget en faktura med betalingsoplysninger fra Alektum A/S?

Alektum A/S bistår andre virksomheder, i daglig tale vores klienter, med administrationen af fakturaer, betalinger, afsendelse af skrivelser samt kundeservice. Ved udførelsen af disse tjenester behandler vi således dine persondata på vegne af vores klient. For mere detaljerede oplysninger om, hvordan dine persondata behandles, til hvilke formål, og i forhold til hvilke rettigheder du har, vil vi bede dig om at kontakte sælgeren - dvs. din kontrahent. Sælgers kontaktoplysninger er altid angivet på den faktura, du har modtaget.

Har du modtaget et inkassobrev eller anden påkravsskrivelse?

Når der udføres gældsinddrivelsesforanstaltninger, behandler Alektum A/S persondata i følgende kategorier af registrerede datasubjekter.

  • dem, der har en gæld til at betale (debitorer), herunder deres repræsentanter,
  • dem, der skal opfylde en forpligtelse, f.eks. at erstatte varer,
  • dem, der bærer solidariske forpligtelser for skyldneren, såsom en associeret, en garant, kautionist mv.

Vi behandler dine persondata, fordi du har en gæld, der er forfalden til betaling til os eller til en af vores klienter. Vi foretager såkaldte gældsinddrivelsesforanstaltninger for på effektiv måde at sikre betalinger, etablere krav og/eller håndhævelse, således at vi kan fakturere og tage hensyn til, at alt dette sker på en måde, der overholder lovgivningen. Databehandlingen udføres på baggrund af artikel 6b, c, e og f i persondataforordningen. Den legitime interesse er at sørge for, at den ubetalte gæld inddrives på egen hånd eller på en anden persons vegne.

Gældsinddrivelsesforanstaltninger er et kollektivt udtryk, som vi bruger til at beskrive alle de handlinger, vi foretager os for at nå det ovennævnte formål. Dette kan bestå i at sende rykkerskrivelser og andre påkravsskrivelser, eller det kan bestå i administration af forlig, betalinger, kontakt med debitorer eller deres repræsentanter, kontakt med myndigheder, tiltag for at etablere retskrav, herunder retssager og håndhævelse heraf. For at gøre det muligt for os at udføre gældsinddrivelsesforanstaltninger, skal vi behandle dine kontakt- og adresseoplysninger, dit CPR-nummer mv. Det er vigtigt for Alektum A/S at sikre, at de oplysninger, vi bruger, er korrekte og opdaterede. Derfor sørger vi for, at disse oplysninger opdateres jævnligt i forhold til folkeregistre, og i dette øjemed bruger vi en ekstern leverandør, som vil kunne se nogle af dine persondata i processen.

I tilfælde af at du bor i eller flytter til et andet land, kan Alektum A/S hyre en inkassovirksomhed, der opererer i det pågældende land. Persondata om dig og inkassosagen bliver derefter delt med inkassovirksomheden.

Herudover skal vi behandle data om den gæld, der ikke er betalt, kontrakten mellem parterne og andre forhold omkring det køb, som gælden er baseret på samt eventuelle delvise betalinger. For at vurdere hvilke gældsforanstaltninger vi skal foretage os, har vi brug for at vide noget om din økonomiske situation, levevilkår, anden gæld samt eventuelle forhindringer (udlæg, pant mv.). Af denne grund indsamler vi derfor finansielle oplysninger samt gældsinformation fra eksterne leverandører, såsom kreditinformationsselskaber og offentlige myndigheder. Til dette formål vil disse parter kunne se nogle af dine persondata. På baggrund af disse oplysninger beslutter vi herefter, hvilken type skrivelse, der skal sendes, og om vi skal anlægge retslige skridt, såsom fremsendelse af betalingspåkrav, fogedrekvisitioner, indledning af retssager eller lignende. I nogle tilfælde bestemmes dette ved hjælp af metoder som profilering, som er en del af en automatiseret proces. Dette betyder, at en beslutning om hvilke foranstaltninger, der skal træffes, foretages automatisk baseret på nogle forudbestemte variabler, snarere end at en medarbejder manuelt træffer beslutninger i det enkelte tilfælde.

Der vil også være tilfælde, hvor det er nødvendigt at dele persondata eller stille persondata til rådighed, for at formålet med behandlingen skal kunne realiseres. Dem, som vi kan dele disse data til eller gøre tilgængeligt for, inkluderer eksempelvis vores klient, eksterne kontrahenter (såsom post- og trykkerivirksomheder, it-support, systemleverandører, virksomheder, der ekspederer juridiske dokumenter, juridiske konsulenter samt andre, der bidrager til leveringen af vores tjenester) og offentlige myndigheder.

Ud over de ovennævnte persondata kan der blive behandlet data vedrørende helbredsoplysninger eller strafbare forhold, men dette sker kun i tilfælde af, at sådanne oplysninger er nødvendige til at etablere, udøve eller forsvare et retskrav i den enkelte sag, eller hvis Alektum A/S har opnået samtykke for at behandle disse oplysninger. I sådanne tilfælde behandles oplysningerne på grundlag af artikel 9 a, 9 f og 10 i persondataforordningen.

Oplysningerne bruges også i begrænset omfang til forretningsudvikling, driftsplanlægning, statistik, overvågning og risikostyring. Oplysningerne bruges herefter til udvikling og analyse af vores forretning og på baggrund af vores legitime interesse i at udvikle vores aktiviteter og undgå kredittab, jf. artikel 6 f i persondataforordningen.

Arbejder du for en af vores klienter, kontrahenter, samarbejdspartnere eller for en offentlig myndighed?

Alektum A/S behandler persondata i følgende kategorier af registrerede datasubjekter.

  • Kontaktpersoner og / eller medarbejdere eller garanter for vores klienter,
  • Kontaktpersoner til potentielle klienter (dvs. for virksomheder, som vi gerne vil blive klient hos os)
  • Kontaktpersoner til offentlige myndigheder, herunder kontaktpersoner til specifikke sager,
  • Kontaktpersoner hos kontrahenter og andre samarbejdspartnere

Oplysningerne bruges til at administrere den daglige kontakt, implementering af kontrakten eller samarbejdet samt til fakturering og bogholderi. Disse oplysninger behandles på baggrund af artikel 6b, c og f i persondataforordningen. Persondata, der behandles i medfør af artikel 6 f, behandles på baggrund af vores legitime interesse i markedsføring af vores tjenester og udvikling af vores klientbase.

Persondata, der vedrører kontaktpersoner hos offentlige myndigheder, behandles i øvrigt for at kunne gennemføre handlinger, der er nødvendige i juridiske sager vedrørende krav, såsom etablering, håndhævelse, gældsomlægning samt løsning af tvister. Disse oplysninger behandles på baggrund af artikel 6c, e og f i persondataforordningen. Persondata, der behandles på baggrund af artikel 6 f, behandles i vores eller vores kunders legitime interesse i effektivt at sikre betaling af ubetalte gældsforpligtelser.

Persondata vedrørende partnere, garanter og kontaktpersoner, som holdes af vores samarbejdspartnere og klienter, bruges også i tilfælde af, at det påkræves af os at udføre tilsynsforanstaltninger i forbindelse med hvidvaskning af penge, til at vurdere deres evne til at indfri finansielle forpligtelser samt oplysninger om sikkerhed og om økonomisk soliditet. Det er alene oplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, der behandles, herunder også oplysninger om personens aktiver, gæld og indkomst.

Følsomme oplysninger vil kun blive behandlet, hvis det er påkrævet af os for at udføre tilsynsforanstaltninger i forhold til hvidvaskning af penge. Oplysningerne bliver behandlet i medfør af artikel 6b-c i persondataforordningen og, hvis relevant, i medfør af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven).

Disse oplysninger vil også blive brugt, dog i et begrænset omfang, til forretningsudvikling, markedsanalyser, statistik og risikostyring. Oplysningerne bruges herefter til udvikling og analyse af vores aktiviteter, og i medfør af vores legitime interesse i at udvikle vores forretning og kommunikere med vores kontakter, jf. artikel 6 f i persondataforordningen.

Hvor længe opbevares dine persondata?

Alektum A/s er ansvarlig for – på eget initiativ – at slette dine persondata, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare disse for at opnå de nævnte formål. Dermed vil opbevaringsperioden variere afhængig af formålet. Nedenfor er det beskrevet, hvordan Alektum administrerer opbevaringstiden afhængig af hovedformålet.

Persondata, som er indsamlet i forbindelse med en sag om gældsinddrivelse, opbevares i 36 måneder efter sagens afslutning.

Persondata, som er indsamlet i forbindelse med administrationen af klientrelationer og, hvis relevant, for at vurdere kreditværdigheden hos en klient, partner eller garant, opbevares i 36 måneder efter relationens afslutning og parternes gensidige krav endegyldigt af afklaret, eller på ethvert tidligere tidspunkt, hvor dataene ikke længere er relevante til formålet.

Persondata, som er indsamlet for at udføre tilsynsforanstaltning over hvidvaskning af penge, opbevares i fem år, eller eventuelt den periode som kræves ifølge den til enhver tid gældende lovgivning. Tidsperioden beregnes fra handlings- eller transaktionstidspunktet, eller, når der er tale om forretningsforhold, når denne relation slutter.

Data, som er indsamlet for udvikle, analysere og markedsføre Alektums aktiviteter, opbevares I en periode på 36 måneder efter seneste kontakt. Såfremt du opsiger nyhedsbrev eller lignende, bliver disse oplysninger slettet omgående.

Uanset de fornævnte opbevaringstider har Alektum A/S ret til at opbevare dataene i længere perioder for at beskytte og varetage eventuelle retskrav. Persondata, som er nødvendige for fakturering og bogholderi, opbevares altid til og med det femte kalender år efter indeværende kalenderår, hvori regnskabsåret afsluttes.

Du er sikker hos os – vi beskytter altid dine persondata

Alektum A/S er altid forpligtet til at beskytte dine persondata – også hvis vi benytter os af en ekstern leverandør til at udføre selve databehandlingen. Vi videregiver aldrig persondata, medmindre det er nødvendigt for at opnå vores formål, eller hvis vi er forpligtet hertil ifølge lovgivningen. Derudover er vi bundet af en lovbestemt tavshedspligt i forbindelse med nogle af vores ydelser.

Vi er ligeledes meget opmærksomme på at begrænse distributionen af persondata internt i Alektum A/S. Dette betyder, at det alene er de nødvendige medarbejdere, der skal bruge oplysninger i forbindelse med deres arbejdsopgaver, som har adgang til disse data.

Vi har endvidere sikret os, at alle vores IT-systemer og andre steder, hvor vi opbevarer data, er beskyttet mod uautoriseret adgang fra udefrakommende (eksempelvis ved hjælp af firewalls, antivirusprogrammer, strenge krav til adgangskoder osv.)

Når vi har skal overføre persondata til eksterne parter – eksempelvis til en af vores klienter – sørger vi at benytte os af en sikker overførselsmetode.

Vi sørger endvidere for at foretage backupkopier af vores systemer og arkiver for at undgå, at vi mister vigtige oplysninger om dig.

Du har kontrol over dine persondata. Her er dine rettigheder.

Når Alektum A/S behandler dine persondata, er du beskyttet af en række lovsikrede rettigheder. Disse er nævnt nedenfor. Du kan udøve disse rettigheder ved at kontakte os via formularen på https://www.alektumgroup.dk/kontakt-os eller via Plan&Pay https://secure.alektum.com/dk/alektum/PlanAndPay/Signup.aspx . Du er naturligvis også velkommen til at kontakte os telefonisk på +45 87 46 55 70.

  • Du har ret til at få oplysninger fra os omkring brugen af de persondata, som vedrører dig, og du ret til at få en kopi af dine persondata udleveret.
  • På din anmodning, eller på vores eget initiativ, at har du ret til at få berigtiget eller slettet urigtige data, eller data som ikke længere er nødvendigt at opbevare. Alternativt vil vi begrænses brugen af sådanne data.
  • Du har ret til at gøre indsigelse over for vores behandling af dine persondata, når vi udfører opgaver af almen interesse eller vores egen legitime interesse.
  • Du har ret til at anmode om, at dine oplysninger ikke bruges til markedsføringsformål, i tilfælde af at vi foretage sådanne handlinger.
  • Du har også ret til at få indsigt i de persondata, vi behandler i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten med dig, og/eller hvis du har givet samtykke hertil i et maskinlæseligt format (hvis det er muligt teknisk, kan vi også hjælpe med at fremsende disse data til en tredjepart).
  • Hvis vi behandler dine persondata på baggrund af, at du har givet os samtykke hertil, så har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke.

Er du utilfreds med behandlingen af dine persondata? I så fald har du mulighed for at klage.

Hvis du er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger, har du mulighed for at kontakte den tilsynsførende myndighed i dit bopælsland. I Danmark er det Datatilsynet, som er tilsynsførende myndighed. Deres kontaktoplysninger er: Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.

Hvis du har spørgsmål til ovenstående, er du altid velkommen til at kontakte os på +45 87 46 55 70, via e-mail til info@alektumgroup.dk eller via formularen på https://www.alektumgroup.dk/kontakt-os.